Gondolkodj bizonyítékokban már a tervezéskor
Minden vállalás mellé érdemes előre végiggondolni, milyen dokumentummal, fotóval, jelenléti ívvel, szerződéssel vagy teljesítésigazolással lesz igazolható. A pályázati cél, a tevékenységek és a költségek között legyen egyértelmű kapcsolat. Ha ez a logika már a beadás előtt összeáll, később kevesebb vitás helyzet adódik.
A nyilvánosság nem formaság
Sok pályázatnál elvárás, hogy a támogatás ténye, a projekt célja vagy eredménye nyilvánosan is megjelenjen. A kommunikációs kötelezettségeket nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni, mert gyakran formai előírásokhoz kötődnek. Őrizd meg a megjelenések igazolásait, például képernyőképet, fotót vagy publikációs hivatkozást.
Az elszámolás alapja a rendezett iratanyag
A számlák, szerződések, megrendelők, kifizetési bizonylatok és teljesítésigazolások együtt adják ki az elszámolás hiteles alapját. Fontos, hogy a dokumentumok dátuma, tartalma és szereplői összhangban legyenek a pályázati vállalásokkal. Egy jól vezetett projektmappa jelentősen csökkenti a hiánypótlás kockázatát.
Változás esetén ne utólag magyarázkodj
A megvalósítás során előfordulhat, hogy módosul az ütemezés, a beszerzés tartalma vagy valamelyik vállalás teljesítésének módja. Ilyenkor mindig ellenőrizni kell, szükséges-e előzetes bejelentés, engedély vagy szerződésmódosítás. A támogatási szabályok betartása nemcsak adminisztrációs kérdés, hanem a támogatás megőrzésének feltétele is.
Hasznos tudnivalók
- Ments el minden projektkommunikációt és igazoló dokumentumot.
- A számlák tartalma legyen összhangban a pályázati céllal.
- Változás előtt ellenőrizd a módosítási szabályokat.
- Készíts külön digitális mappát a nyilvánossági és elszámolási anyagoknak.